Mail Merge in Micorsoft Word 2007

આપણે જાણીએ છીએ કે એક જ પત્ર, પરિપત્ર કે નોટિસ ઘણી બધી વ્યક્તિઓના નામજોગ લખવાના હોય તો પત્રમાંની વિગતો બદલાતી નથી પરંતુ તે પત્ર મેળવનારના નામ અને સરનામાં બદલાય છે.  

આ રીતે જો પત્ર લખવા હોય તો મોટાભાગે આપણે પત્રમાંથી સરનામાંની જગ્યા ખાલી રાખીએ અને પત્રમાંની વિગત લખી લઈએ છીએ અને તેનું પ્રિન્ટિંગ મેળવી લઈએ છે.  અને તેની જોઈતી સંખ્યામાં નકલો કે પ્રતો કઢાવી લઈએ અને ત્યારબાદ દરેક નકલો પર જુદી જુદી વ્યક્તિના નામ સરનામાં લખીને તે પત્ર મોકલી દઈએ છીએ. 

આ રીતે સૌ કોઈ પ્રોસેસ કરે છે.  પરંતુ તે સિવાય બીજો રસ્તો એ છે કે કમ્પ્યુટર માં જ તે પત્રની જરૂરી સંખ્યામાં કોપી કરી લઈએ અને દરેકમાં નામ સરનામાં લખીને દરેકનું પ્રિન્ટિંગ કરી લઈએ. પણ આમ કરવાથી કમ્પ્યુટર સ્ટોરેજનો વધુ ઉપયોગ અને થોડી મહેનત વધી જાય છે.

આ પ્રકારની મર્યાદાઓ દૂર કરવા માટે માઈક્રોસોફ્ટ વર્ડમાં મેઈલ મર્જ ઉમેરવામાં આવ્યું. મેઈલ મર્જ માટે સર્વ પ્રથમ એક ડેટા ફાઈલ તૈયાર કરવામાં આવે છે. તેમાં જેમને પત્ર મોકલવાના હોય તે વ્યક્તિ કે સંસ્થાના નામ સરનામાં દાખલ કરવામાં આવે છે. જેને ડેટા ફાઈલ અથવા એડ્રેસ બુક કહેવાય છે. ત્યારબાદ બીજી એક ફાઈલમાં પત્ર લખવામાં આવે છે. તેમાં નામ સરનામાં વાળી જગ્યામાં નામ અને સરનામાં દર્શાવતા ફિલ્ડ ના નામ લખવામાં આવે છે. જે ફિલ્ડનો ઉપયોગ ડેટા ફાઈલમાં નામ સરનામાં દાખલ કરવા માટે કરવામાં આવ્યો હોય તે જ ફિલ્ડનો અહીં ઉપયોગ કરવામાં આવે છે. બીજા શબ્દોમાં કહીએ તો ડેટા ફાઈલ અને પત્રમાં વાપરવામાં આવેલા ફિલ્ડના નામ સરખા જ હોવા જોઈએ. એકવાર પત્ર લખી લીધા પછી ડેટા ફાઈલમાંના ડેટા (નામ સરનામાં)નું વિલીનીકરણ પત્ર ફાઈલમાં કરવામાં આવે છે. આમ કરવાથી આપણી ડેટા ફાઈલમાં જેટલા ડેટા હોય છે તેટલા પત્રો આપોઆપ તૈયાર થઈ જાય છે.

આ આખી પ્રક્રિયાને મેઈલ મર્જ કહે છે. 

આ પ્રક્રિયા કઈ રીતે થાય છે તે માટેના સોપાનો નીચે મુજબ છે..

Mail Merge ના સોપાનો :-

1. સૌપ્રથમ Word માં એક પત્ર કે ડોક્યુમેન્ટ બનાવો. જેમાં નામ અને સરનામાં લખવાના છે.. તે જગ્યા ખાલી રાખો..

To.

Mr.________________________

__________________________

__________________________

__________________________

Sub :- Annual Exam Related

2. આ રીતે બનાવેલ ડોક્યુમેન્ટ સેવ કરેલ હોય તો ઓપન કરો.

3. ત્યારબાદ mailing રિબન માંથી Step by Step Mail Merge Wizard પસંદ કરો.

ત્યાર બાદ Letters ઓપશન સિલેક્ટ કરવાનું રહેશે.

અને Next Starting Document પર ક્લિક કરવું.

જેમાંથી આપણે બનાવેલો પત્ર ઉપયોગમાં લેવા માટે Select the starting document. માંથી Use the current document  સીલેક્ટ કરી  Next: Select recipients. પર ક્લિક કરવું.

• 
  
હવે જે ડોક્યુમેન્ટ માં નામ સરનામાં ની જગ્યાએ કર્સર રાખી નીચે દર્શાવેલ ઓપશન માંથી Select recipients. પસંદ કરી  તેમાંથી Type a new list પર ક્લિક કરી અને પછી Create ઓપશન પર ક્લિક કરવાનું રહેશે.

• નવું સરનામાં પત્રક બનાવવા માટે નીચે મુજબ ડાયલોગ બોક્સમાં ફિલ્ડ પ્રમાણે એન્ટ્રી કરવાની હોય છે.   જે માટે Create a list ~~ New Address List ~~~ dialog box માં  New entry દ્વારા નામ સરનામાંં  શકો છો.
   


• ત્યાર બાદ લિસ્ટને Save કરી લો.


• આ લિસ્ટ બની ગયા પછી ખાસ ધ્યાન રાખો.. ફરી પાછા નીચે દર્શાવેલ ડાયલોગ બોક્સ અનુસાર જે પત્ર બનાવેલ છે . તેને ઉપયોગમાં લેવા માટે  Use an existing list બટન સિલેક્ટ કરી  edit the recipient list  list પર ક્લિક કરવુુ.

• જેમાં જોઈતા રેકોર્ડ  select અને unselect ચેકસ દ્વારા  પસંદ કરી  OK બટન press કરવું.

ત્યારબાદ Write your letter ના ઓપશન પર ક્લિક કરો.

• Write your letter ના ઓપશન પર ક્લિક કરતા Address block માંથી જોઈતા ફિલ્ડ પસંદ કરવા

•  Insert Address Block dialog box માં પસંદગીના ફિલ્ડનો  check અને uncheck   દ્વારા નીચે મુજબ દેખાય છે તે મુજબ પસંદ કરી ok આપવું.

•  Match Fields ના ઉપયોગ થી સુુધારો કરી શકાય.
  

ત્યાર પછી ગ્રીટિંગ લાઇન લખ્યા પછી.. 

Preview your letter પર  click કરી 

Next: Complete the merge. દ્વારા દરેક સરનામાં સાથે પત્ર મર્જ થઈ જશે અને અલગ અલગ નામ અને સરનામાં વાળા જેટલા પત્રો હશે તે જોવા મળશે.. તેની પ્રિન્ટ કાઢી શકાય છે.

STEP 3: Organize your data

STEP 4: Insert Merge Fields

STEP 5: Use rules if desired

STEP 6: Preview your documents

STEP 7: Finish and create your merged document