માઈક્રોસોફ્ટ Excel નો પરિચy

 માઈક્રોસોફ્ટ એક્સેલ 2007 નો પરિચય :-

વ્યવહારમાં ઘણી વખત આપણને અમુક માહિતી સારણી સ્વરૂપે રજૂ કરવી પડે છે. જેના માટે આપણે પટ્ટી વડે ઉભી અને આડી લીટીઓ દોરીયે છીએ અને પછી તેમાં માહિતી લખીએ છીએ. 

દા. ત. શિક્ષકે સમયપત્રક બનાવવા માટે કે પરિણામ પત્રક બનાવવા માટે આવી ઘણી લીટીઓ દોરવી પડે છે.  વિસ્તરણ પત્રક એટલે કે Spread Sheet માં આવી તૈયાર લીટીઓ આવેલી હોય છે. તેનો ઉપયોગ કરવાથી આ બધા કાર્યો ખૂબ સરળતાથી કરી શકાય છે. તે ઉપરાંત તેમાં વિવિધ આંકડાકીય ગણતરીઓ પણ સરળતાથી કરી શકાય છે.  વિવિધ પ્રકારના આલેખ બનાવવામાં પણ વિસ્તરણ પત્રક (Spread Sheet) ખૂબ ઉપયોગી છે.

સ્પ્રેડશીટ શબ્દ તમને અજાણ્યો લાગતો હશે. જાતભાતની ગણતરીઓ કરવામાં તમને રસ હોય અને એ માટે કેલ્ક્યુલેટરનો પનો તમને ટૂંકો પડતો હોય તો સ્પ્રેડશીડ તમને બહુ ઉપયોગી નીવડી શકે છે. 

સ્પ્રેડશીટના જાણકાર લોકો પણ સામાન્ય રીતે સ્પ્રેડશીટ એટલે માઇક્રોસોફ્ટ એક્સેલ એમ સમજતા હોય છે, 

પણ એ અડધું સત્ય છે. મૂળ તો આંકડાને, આંકડાકીય માહિતીને ટેબલ સ્વરૂપમાં એટલે કે ઊભી કોલમ અને આડી રોમાં ગોઠવીને તેના પર જુદી જુદી ફોર્મ્યુલાઓ કામે લગાડીને આપણે જુદી જુદી જાતની ગણતરી કરી શકીએ કે તારણો કાઢી શકીએ એવી કોઈ પણ કમ્પ્યુટર એપ્લિકેશનને સ્પ્રેડશીટ કહેવાય. 

Spreadsheet એ એક એપ્લિકેશન સોફ્ટવેર છે. વિવિધ પ્રકારની Spreadsheet સોફ્ટવેર જોવા મળે છે. જેમકે 

• Open office Calc
• Gnumeric
• K-spread
• Lotus 123
• Microsoft Excel 

વગેરે...

માઇક્રોસોફ્ટ એક્સેલ પ્રોગ્રામ આવી સ્પ્રેડશીટનો ઉપયોગ કરે છે તેમ ગૂગલ ડોક્સમાં પણ સ્પ્રેડશીટ્સ છે જે એક્સેલ જેવો જ પ્રોગ્રામ છે તેમાં પણ અંતે તો સ્પ્રેડશીટનો જ ઉપયોગ થયો છે. વિવિધ પ્રકારની ગણતરીઓ માટે સ્પ્રેડશીટનો ઉપયોગ પહેલાં, અગાઉની નામા પદ્ધતિની જેમ લાંબા પહોળા કાગળ પર આંકડાઓ ચીતરીને જ કરવામાં આવતો હતો. છેક ૧૯૬૨માં આ વિચારને આઇબીએમના મશીનમાં અમલમાં મૂકવામાં આવ્યો અને ત્યારથી આ કન્સેપ્ટ ધીમે ધીમે વધુ ને વધુ વિકસતો ગયો. ૧૯૭૯માં એપલનાં કમ્પ્યુટરમાં એક બિઝનેસ ટૂલ તરીકે તેનો ઉપયોગ શરૂ થયો ત્યાં સુધી આંકડા જેમના માટે શોખનો વિષય હતો એમના માટે સ્પ્રેડશીડ એક કરામતી રમત જેવી જ વાત હતી. 

૧૯૯૦ના ગાળામાં માઇક્રોસોફ્ટ કંપનીએ તેના ઓફિસ પ્રોગ્રામમાં સ્પ્રેડશીટ એપ્લિકેશન તરીકે એક્સેલનો સમાવેશ કર્યો પછી ઇલેક્ટ્રોનિક સ્પ્રેડશીટ માર્કેટમાં એક્સેલની જબરજસ્ત પહોંચ વિસ્તરી. 

માઈક્રોસોફ્ટ એક્સેલમાં આવતી વિવિધ સુવિધાઓ વિશે :-

MS-Excel માં આવતી વિવિધ સુવિધાઓ નીચે મુજબ છે :

(1) Rows અને Columns ધરાવતું વીજાણુ વિસ્તાર પત્રક કે જેને Electronic Spread Sheet (ઈલેક્ટ્રોન સ્પ્રેડ શીટ) તરીકે ઓળખવામાં આવે છે. આ Rows અને Columns ધરાવતું પત્રક હોવાથી તેમાં કોઈ પણ માહિતી કોષ્ટક સ્વરૂપે સાચવી શકાય છે.

(2) એક્સેલની વર્કશીટમાં વિવિધ ચાર્ટ દોરી શકાય છે અને વિષયવસ્તુની રજૂઆત સરળ બનાવી શકાય છે.

(3) વિવિધ પ્રકારની ગણતરીઓ સરળતાથી કરી શકાય છે અને તેનો સંગ્રહ, લાંબા સમય સુધી કરી શકાય છે.

(4) વિવિધ ગાણિતિક ક્રિયાઓ એક્સેલના વિવિધ ફંકશનની મદદથી સરળ બનાવી શકાય છે.

(5) એક્સેલમાં આવેલ Print Command ની મદદથી માહિતીને કાગળ પર પ્રિન્ટ કરી શકાય છે.

(6) એક્સેલ પ્રોગ્રામનો ઉપયોગ કરવાથી સમય, શ્રમ અને શક્તિનો બચાવ કરી શકાય છે.

(7) એક્સેલમાં આવેલ વિવિધ કમાન્ડ જેવા કે, Cut, Copy, Paste, Find, Replace ના ઉપયોગથી કાર્યમાં ઘણો ઘટાડો કરી શકાય છે. !

(8) એક્સેલમાં આવેલા Formating Toolbar ના વિવિધ વિકલ્પોની મદદથી તમે તમારા દસ્તાવેજને આકર્ષક બનાવી શકો છો.

(9) એક્સેલની Filter ની સુવિધા એ ખૂબ જ ઓછા સમયમાં ઝડપથી ચોક્કસ માહિતી સુધી પહોંચવામાં મદદરૂપ થાય છે.

(10) એક્સેલમાં Spelling Check કમાન્ડની મદદથી વર્કશીટમાંથી ખોટા સ્પેલિંગ શોધી અને તેને સુધારી શકાય છે.

માઈક્રોસોફ્ટ એક્સેલના વિવિધ ઉપયોગો :- 

Excel પ્રોગ્રામના વિવિધ ક્ષેત્રોમાં વિવિધ ઉપયોગો જોવા મળે છે. જેમાં શૈક્ષણિકક્ષેત્રે, વહીવટી ક્ષેત્રે, બેંકિંગક્ષેત્રે, સંશોધનક્ષેત્રે વગેરેનો સમાવેશ થાય છે. અહીં પ્રસ્તુત અભ્યાસમાં Excel પ્રોગ્રામની વિવિધ સવલતો તેમજ તેના વિવિધ ઉપયોગો વિશે ઉલ્લેખ કરવામાં આવ્યો છે. જે નીચે મુજબ છે.

(1) Rows અને Columns ધરાવતું વીજાણું વિસ્તારપત્રક કે જેને Electronic spread Sheet (ઈલેક્ટ્રોનિક સ્પ્રેડ શીટ) તરીકે ઓળખવામાં આવે છે. આ Rows અને Columns ધરાવતું પત્રક હોવાથી તેમાં કોઈ પણ માહિતી કોષ્ટક સ્વરૂપે સાચવી શકાય છે.

(2) એક્સેલની વર્કશીટમાં વિવિધ ચાર્ટ દોરી શકાય છે અને વિષયવસ્તુની રજૂઆત સરળ બનાવી શકાય છે.

(3) એક્સેલની વર્કશીટમાં વિવિધ નાણાકીય હિસાબો રાખવામાં આવે છે તેમજ વિવિધ પ્રકારની ગણતરીઓ સરળતાથી કરી શકાય છે અને તેનો સંગ્રહ લાંબા સમય સુધી કરી શકાય છે.

(4) એક્સેલની વર્કશીટની મદદથી શાળાના વિદ્યાર્થીઓની માર્કશીટ તૈયાર કરી શકાય છે, તેમજ લાંબા સમય સુધી સાચવી શકાય.

(5) શાળામાં ઉત્તીર્ણ થયેલા વિદ્યાર્થીઓના ટકા, નંબર વગેરે ગાણિતિક ક્રિયાઓ એક્સેલના વિવિધ ફંકશનની મદદથી સરળ બનાવી શકાય છે.

(6) એક્સેલમાં આવેલ Print કમાન્ડની મદદથી માહિતીને કાગળ પર પ્રિન્ટ (છાપી શકાય) કરી શકાય છે. શાળાના વિદ્યાર્થીઓના પરિણામની પ્રિન્ટ આઉટ આપી શકાય છે.

(7) શાળાના વિદ્યાર્થીઓને એક્સેલ પ્રોગ્રામની મદદથી કઠિન લાગતા દાખલાઓ, ગણતરીઓ ગણાવી અને સમજાવી શકાય છે. દા.ત., સાદું વ્યાજ, ચક્રવૃદ્ધિ વ્યાજ, મધ્યસ્થ, મધ્યક, બહુલક, પ્રમાણ વિચલન વગેરે પ્રકરણના દાખલાઓ એક્સેલ પ્રોગ્રામની મદદથી સરળતાથી અને ઝડપથી શીખવી શકાય છે.

(8) એક્સેલ પ્રોગ્રામનો ઉપયોગ કરવાથી સમય, શ્રમ અને શક્તિનો બચાવ કરી શકાય છે. એક્સેલ પ્રોગ્રામમાં જુદી જુદી ગણતરી ખૂબ જ ઝડપથી કરવામાં આવી હોવાથી સમયનો બચાવ થાય છે.

(9) શિક્ષકો પોતાના હાજરી પત્રકની સરાસરી તેમજ નોંધ રાખવા માટે એક્સેલ પ્રોગ્રામનો ઉપયોગ કરતા હોય છે.

એક્સેલ માં વપરાતા વિવિધ શબ્દોની સમજૂતી

વર્કબુક

એક્સેલનો ઉપયોગ કરતા લોકો વારંવાર વર્કબુક શબ્દનો ઉપયોગ કરતા હોય છે. આ વર્કબુક એટલે આપણી કોઈ પણ એક્સેલ ફાઇલ. આપણે જ્યારે એક્સેલ પ્રોગ્રામ ચાલુ કરીએ ત્યારે એક કોરી વર્કબુક ઓપન થઈ જાય છે.

વર્કશીટ

એક્સેલની અંદર, એક વર્કબુકની અંદર આપણે જુદી જુદી વર્કશીટ તૈયાર કરી શકીએ છીએ. સામાન્ય રીતે, એકમેકને સંબંધિત, પણ અલગ અલગ પ્રકારના ડેટા (આંકડાકીય માહિતી) સાથે કામ પાર પાડવા માટે એક વર્કબુકમાંથી જુદી જુદી વર્કશીટ કામ લાગી શકે છે. જેમ કે, સાવ સાદું ઉદાહરણ લઈએ તો વર્ષ ૨૦૧૫ માટે એક વર્કબુક બનાવો તેમાં આપણે દરેક મહિનાની માહિતી ધરાવતી અલગ અલગ વર્કશીટ તૈયાર કરી શકીએ છીએ. એક્સેલની દરેક કોરી વર્કબુક (એટલે કે ફાઇલ)માં પહેલેથી ત્રણ કોરી વર્કશીટ જોવા મળે છે. આપણે તેમાં ઉમેરો કે ઘટાડો કરી શકીએ છીએ.

Cell, Row, Column

એક્સેલમાં તમામ રમત અંતે તો આંકડાની છે. એક્સેલની કોરી વર્કશીટમાં નાના નાના ચોરસ ખાના દેખાય છે તે દરેક સેલ કહેવાય છે, જેમાં આપણે આંકડા કે અન્ય વિગતો લખી શકીએ છીએ.

આ બધી આંકડાકીય માહિતી જુદી જુદી રો એટલે કે હરોળ અને કોલમ એટલે કે સ્તંભમાં લખવામાં આવે છે. વર્કશીટમાં ડાબી તરફ ઉપરથી નીચેની તરફ રોનો ક્રમ આંકડામાં લખેલો હોય છે અને મથાળે, એ, બી, સી, ડી… એવી રીતે કોલમનો ક્રમ લખવામાં આવે છે. 

આવી ગોઠવણને કારણે દરેક સેલમાંના આંકડા કે માહિતી માટે એક ચોક્કસ સરનામું કે રેફરન્સ તૈયાર થાય છે, જેમ કે B3, F10 વગેરે.

સેલ રેન્જ

એક્સેલમાં બે કે બેથી વધુ સેલના સેટને રેન્જ કહે છે. આપણે પાસપાસેના સેલને (એક ઊભી કોલમમાં, એક આડી રોમાં, અથવા બે કોલમ એ ત્રણ રોના સેલની બનતા લંબચોરસે) માઉસી સિલેક્ટ કરીએ તો સિલેક્ટ થયેલા સેલ્સની એક રેન્જ બની કહેવાય. આપણે એક સેલ સિલેક્ટ કરી, પછી કંટ્રોલ કી પ્રેસ કરી રાખીનેે છૂટાછવાટા સેલ પણ સિલેક્ટ કરી શકીએ છીએ. આ રીતે પણ સેલની રેન્જ બનાવી શકાય.

એક્સેલમાં જુદા જુદા સેલ કે સેલ રેન્જમાંના આંકડાઓના આધારે જુદી જુદી એક પ્રકારની ગણતરીઓ કરી શકાય છે.